V souvislosti s poskytováním služeb Společnosti spočívajících ve využívání webového portálu www.bocagroup.cz a webového portálu www.bocapraha.cz (dále jen „Webový portál“), jakož i koupi zboží nabízeného Společností, zpracováváme Vaše osobní údaje.

Tímto dokumentem Vás chceme informovat, jak a proč Vaše osobní údaje zpracováváme, a jaká práva v této oblasti máte. Při zpracovávání Vašich osobních údajů se řídíme právními předpisy, zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, o ochranně osobních údajů (tzv. GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů. Ochrana osobních údajů je pro nás důležitá, proto při zpracování osobních údajů dodržujeme, ty nejpřísnější bezpečnostní standardy.

Doporučujeme Vám, abyste si informace pečlivě přečetli. Aktuální verzi tohoto dokumentu vždy naleznete na www.bocagroup.cz.

1. Kdo je správcem Vašich osobních údajů?

1.1 Správcem Vašich osobních údajů je společnost BOCA Group, a.s. IČ: 03705927, se sídlem: Vinohradská 2828/151, 130 00 Praha 3 společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeným u Městského soudu v Praze, sp, zn. B 20340 (dále jen „Společnost“).

2. Jaké jsou účely zpracování, právní základ pro zpracování a doba uchování osobních údajů?

2.1 Zpracování osobních údajů probíhá vždy pouze v rozsahu daném námi poskytovanou službou a v souladu s účelem zpracování. Vaše osobní údaje zpracováváme pro níže uvedené účely, na základě níže uvedených právních titulů a vždy jen po nezbytně nutnou dobu.

2.2 V případě, že využijete službu našeho Webového portálu, registrujete se jako Registrovaný uživatel, předáváte nám údaje jejich vyplněním na Webovém portálu za účelem poskytnutí takové služby v rozsahu dle registračního formuláře.

- Právním základem pro zpracovaní́ těchto údajů je provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy a pro splnění smlouvy, jakož i oprávněný zájem Společnosti. Tyto osobní údaje budou zpracovávány po dobu nezbytně nutnou k danému účelu a po dobu trvání oprávněného zájmu Společnosti.

2.3 Pokud se rozhodnete, že využijete nabídku Společnosti na zakoupení zboží nebo prací, předáváte nám údaje v nezbytném rozsahu k uzavření kupní smlouvy nebo smlouvy o dílo. Zpravidla se jedná o osobní údaje v rozsahu: jméno, příjmení, datum narození, adresa, e-mail, telefonní číslo a údaje specifikující daný předmět koupě nebo dílo.

- Právním základem pro zpracování výše uvedených údajů je splnění smlouvy. Tyto osobní údaje budou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu a trvání právních povinností, které se na nás jako správce vztahují.

2.4 Na základě § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, Vás můžeme kontaktovat e-mailem či telefonicky za účelem nabízení našich služeb, přičemž máte možnost takové zasílání kdykoli odmítnout (učinit tzv. opt-out). Detaily Vašeho elektronického kontaktu pro tento účel budou zpracovávány do doby, kdy takové zpracovávání odmítnete. V případě, že pro zasílání těchto nabídek nebudou naplněny podmínky stanovené v § 7 výše uvedeného zákona, budeme tak činit pouze v případě, že nám k tomuto dáte souhlas. V případě, že jste nám tento souhlas udělili, zpracováváme Vaše osobní údaje po dobu trvání souhlasu.

2.5 Za účelem analýzy Vašeho chování a preferencí (tj. profilování), která nám pomáhají přizpůsobit naše obchodní sdělení Vašim konkrétním zájmům a potřebám, můžeme zpracovávat Vaše osobní údaje v rozsahu údajů zadaných na Webovém portálu a souborů cookies.

- Právním základem takového zpracování je Váš souhlas, který jste nám dobrovolně udělili. Vaše osobní údaje budou zpracovávány po dobu trvání souhlasu.

2.6 Dále dochází pro interní účely Společnosti k profilování u osob, které využily služby Webového portálu, avšak nepřistoupily k registraci. Pro tento účel zpracováváme údaje v rozsahu údajů zadaných Vámi na Webovém portále.

- Právním základem pro zpracování výše uvedených údajů je oprávněný zájem správce. Tyto osobní údaje budou zpracovávány po dobu jednoho roku od zadání údajů na Webovém portále, následně jsou smazány.

2.7 Nad rámec výše uvedeného potřebujeme rovněž zpracovávat a uchovávat Vaše osobní údaje v rozsahu jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo, adresa, údaje specifikující poskytnutou službu nebo prodané zboží a informace týkající se sjednané obchodní příležitosti pro případ potenciálního soudního sporu či správního řízení v budoucnu.

- Právním základem takového zpracování je oprávněný zájem Společnosti či třetí strany. Tyto osobní údaje tedy budou zpracovávány po dobu nezbytnou k naplnění tohoto účelu, nejdéle však dvacet let od rozhodné události pro běh promlčecí doby v každém konkrétním případě.

2.8 Při tvorbě analytických modelů spojujeme, porovnáváme a analyzujeme agregované, případně plně anonymizované údaje o produktech a službách, a profilové údaje, aby bylo možné statistickými metodami správně odhadnout a poté naplnit potřeby vybraných kategorií subjektů. Modely necílíme na konkrétní́ osoby. Data prozkoumáváme na plně anonymní úrovni, abychom tyto analýzy mohli uveřejnit. Pro naše vnitřní účely můžeme vytvářet různé datové analýzy a statistiky, vždy však založené na anonymních údajích.

- Právním základem takového zpracování je oprávněný zájem Společnosti. Tyto osobní údaje tedy budou zpracovávány po dobu nezbytnou k naplnění tohoto účelu, nejdéle však deset let.

2.9 V některých případech nelze nový software zavést bez účinného testování na datech našich klientů. Údaje o vás, které jsou uložené v příslušném software, proto v nezbytných případech, kdy nejsou dostatečná testovací data, využíváme k testování software, softwarových změn a školení našich zaměstnanců.

- Právním základem takového zpracování je oprávněný zájem Společnosti. Tyto osobní údaje tedy budou zpracovávány po dobu nezbytnou k naplnění tohoto účelu.

3. Komu můžeme Vaše osobní údaje poskytnout?

Dále nám dovolte Vás informovat, že Vaše osobní údaje můžeme předat subjektům, které pro nás zajišťují administrativní́/technickou podporu nebo se kterými jinak spolupracujeme, pokud tyto subjekty poskytnou maximální záruky o technickém a organizačním zabezpečení ochrany zpracovávaných osobních údajů. Takové osoby jsou zpracovateli osobních údajů či samostatnými správci, pokud sami rozhodují o účelech a prostředcích zpracování. Pokud využíváme cloudových uložišť, jsou zásadně umístěna v rámci EU a vždy je zajištěn vysoký stupeň zabezpečení údajů. Nejčastěji budou příjemci osobních údajů, dodavatelé IT služeb, včetně cloudových uložišť, marketingové agentury, advokáti, poskytovatele tiskových a poštovních služeb, včetně kurýrů.

4. Jaká jsou Vaše práva, jakožto Subjektů osobních údajů, v souvislosti se zpracováním?

Jakožto Subjekt osobních údajů máte právo kdykoli žádat o informaci, zda zpracováváme Vaše osobní údaje, a pokud ano, máte právo na přistup k těmto osobním údajům. Ve vztahu ke zpracování osobních údajů máte však i další práva. Pokud jsou Vaše osobní údaje nepřesné nebo neúplné, máte právo na jejich opravu anebo doplnění. Máte právo požadovat výmaz svých osobních údajů, to je však možné pouze za určitých podmínek, např. pokud Vaše osobní údaje již nejsou potřebné pro daný účel nebo pokud odvoláte svůj souhlas a neexistuje již žádný další právní důvod pro zpracování.

Za určitých podmínek můžete požadovat i tzv. omezení zpracování Vašich osobních údajů, a to zejména v situaci, kdy budete popírat přesnost osobních údajů nebo vznesete námitku proti zpracování.

Máte právo na přenositelnost svých osobních údajů, toto je však možné pouze u osobních údajů, které jste nám poskytl/a sám/sama a jedná se o zpracování založené buď na Vámi uděleném souhlasu, nebo na smlouvě uzavřené mezi námi. Musí se též jednat o osobní údaje zpracovávané automatizovanými prostředky. Pokud uplatníte toto právo, nesmí jím být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob, což je Společnost povinna vždy posoudit.

Máte rovněž právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, pokud by takové rozhodování pro Vás mělo právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem významně dotýkalo. V současné době žádné takové automatizované rozhodování neprovádíme; pokud by k němu v budoucnu mělo dojit, budeme Vás o této změně vhodným způsobem informovat.

V případě jakýchkoli pochybností, zda dochází ke zpracování Vašich osobních údajů v souladu s platnými právními předpisy, máte vždy právo se obrátit na Společnost.

V případě, kdy jste udělili souhlas se zpracováním, učinili jste tak dobrovolně a máte právo tento souhlas kdykoli odvolat či omezit, a to pro každý jednotlivý účel. Souhlas můžete odvolat, a to e-mailem zaslaným na web@bocagroup.cz, nebo písemným odvoláním zaslaným na adresu sídla Společnosti.

Pokud jsou Vaše osobní údaje zpracovávány pro účely přímého marketingu, včetně případného profilování, nebo na základě oprávněného zájmu Společnosti, máte rovněž právo vznést proti předmětnému zpracování kdykoli námitku.

Veškerá tato Vaše práva můžete uplatnit následujícími způsoby:

• žádostí zaslanou dopisem, a to na adresu sídla Společnosti;

• žádostí zaslanou na výše uvedený e-mail s Vaším elektronickým podpisem; nebo

• žádostí zaslanou datovou schránkou.

Pokud Vám nebude cokoliv jasné, kontaktujte nás na e-mailu web@bocagroup.cz nebo na telefonním čísle: +420 222 712 433. Můžete také uplatnit svá práva uvedená v článku 4. těchto Zásad, a to způsobem v něm uvedeným. Pokud jsme Vám nevyhověli nebo nejste s poskytnutou informací nebo vyřízením Vaší žádosti spokojeni, můžete podat stížnost k dozorovému úřadu:

Úřad pro ochranu osobních údajů

adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7

tel.: +420 234 665 111

www.uoou.cz

5. Způsoby a prostředky zpracování

Vaše osobní údaje dle článku 2 výše získáváme prostřednictvím Vámi vyplněných formulářů na našem webu či jinak Vámi poskytnutých informací, případně též z veřejně dostupných rejstříků.

Osobní údaje jsou uchovávány v našich archivech nebo informačních systémech, v případě potřeby mohou být též zálohovány na záložním serveru/nosičích informací.

Osobní údaje jsou pod naší stálou fyzickou, elektronickou i procedurální kontrolou, disponujeme moderními kontrolními, technickými a bezpečnostními mechanismy zajišťujícími maximální možnou ochranu zpracovávaných údajů před neoprávněným přístupem nebo přenosem, před jejich ztrátou nebo zničením, jakož i před jiným možným zneužitím.

Veškeré osoby, které s Vašimi osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvně převzatých povinností, jsou vázány zákonnou nebo smluvní povinností mlčenlivosti, která trvá i po skončení jejich pracovního nebo smluvního vztahu k nám.

6. Co když nastanou nějaké změny ve zpracování?

Informace obsažené v tomto dokumentu můžeme upravovat dle potřeby a aktuálního stavu. V takovém případně Vás, jakožto subjekty osobních údajů, včas o takové změně vyrozumíme. Doporučujeme však pravidelně sledovat aktuální znění tohoto dokumentu i na našem Webovém portále.

BOCA Group, a.s.